Sitzverlegung: Was das Finanzamt wirklich prüft

Zwei Vorgänge, die man trennen muss

Wer von einer „Sitzverlegung“ spricht, meint oft zwei verschiedene Dinge. Der Satzungssitz einer GmbH wird durch Beschluss der Gesellschafter geändert, notariell beurkundet und erst mit der Eintragung im Handelsregister wirksam (§§ 4a, 53, 54 GmbHG). Der Ort, an dem das Unternehmen tatsächlich geleitet wird und arbeitet, ändert sich dadurch nicht automatisch. Für die Gewerbesteuer ist allein der zweite Punkt maßgeblich.

Was rechtlich zu tun ist

• Gesellschafterbeschluss über die Satzungsänderung und Anmeldung zum Handelsregister über einen Notar,
• Gewerbeabmeldung am alten Ort und Anmeldung am neuen Ort, soweit dort ein Betrieb geführt wird,
• Mitteilung an das Finanzamt; verlegt sich die Geschäftsleitung in den Bezirk eines anderen Finanzamts, wechselt die Zuständigkeit (§§ 20, 26 AO),
• Anpassung von Briefbögen, Impressum, Verträgen und Angaben gegenüber Banken und Kammern.

Was das Finanzamt prüft

Für die Steuer entscheidend sind der Ort der Geschäftsleitung, also der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung (§ 10 AO), und die Betriebsstätten (§ 12 AO). Prüfer schauen deshalb auf Tatsachen, nicht auf Adressen:

• Wo entscheidet die Geschäftsführung? Wo werden Verträge verhandelt und unterschrieben, wo finden Besprechungen statt, wo arbeitet die Geschäftsführerin an einem gewöhnlichen Tag?
• Gibt es Räume? Ein Mietvertrag, der dem Unternehmen die Verfügung über ein Büro sichert, und die tatsächliche Nutzung dieses Büros.
• Wer arbeitet wo? Personal, Lohnabrechnung, Arbeitsverträge mit Arbeitsort.
• Wie läuft die Kommunikation? Telefon, Post, Bankkontakte, Erreichbarkeit.
• Wie wird gebucht? Wo liegen Unterlagen, wer erledigt die Buchhaltung, wohin gehen die Rechnungen?

Auch die Gemeinden prüfen. Sie erhalten die Zerlegungsbescheide und können sie anfechten, wenn sie meinen, das Unternehmen habe bei ihnen weiterhin eine Betriebsstätte.

Was passiert, wenn nur das Papier umzieht?

Bleiben Geschäftsleitung, Personal und Büro am alten Ort, bleibt dort auch die Betriebsstätte. Die Gewerbesteuer fließt dann unverändert an die bisherige Gemeinde, zu deren Hebesatz. Hat das Unternehmen am neuen Satzungssitz keine eigene Betriebsstätte, erhält diese Gemeinde nichts. Eine Sitzverlegung, die nicht von tatsächlicher Tätigkeit getragen wird, bringt also steuerlich keinen Vorteil, kann aber Fragen bei Prüfungen und unnötige Kosten auslösen.

Wann eine Verlegung steuerlich wirkt

Wirksam wird ein Standortwechsel für die Gewerbesteuer, wenn sich die Tätigkeit verlagert: wenn die Geschäftsleitung am neuen Ort arbeitet, dort Räume nutzt und Beschäftigte hat. Verbleiben Teile am alten Ort, entstehen zwei Betriebsstätten, und der Messbetrag wird nach Arbeitslöhnen zerlegt. Wechselt die Betriebsstätte im Laufe des Jahres, wird für dieses Jahr anteilig zerlegt.

Weiterlesen

Die Begriffe Sitz, Geschäftsleitung und Betriebsstätte erklärt die Seite Firmensitz - rechtliche Definition, die Aufgaben von Notar und Steuerberater die Seite Notare, Steuern und Recht.

Quellen: §§ 4a, 53, 54 GmbH-Gesetz; §§ 10, 12, 20, 26 Abgabenordnung (gesetze-im-internet.de); §§ 4, 28 bis 30 Gewerbesteuergesetz; § 14 Gewerbeordnung.